כשהראש מתכנן אבל הידיים לא עומדות בקצב: מתי הזמן הנכון להכניס עובד?

לנהל עסק בצמיחה זה כמו לנסות לאכול אבטיח ענק ביד אחת, זה אפשרי, אבל מאט את הקצב, ואולי גם משאיר אותנו עם שרירים תפוסים. אחת השאלות הכי נפוצות שאני שומע מבעלי עסקים היא: “מתי כדאי להכניס עובד נוסף?” שאלה מצוינת, ובדיוק בשביל זה אנחנו כאן. נצלול יחד לתשובות עם קצת הומור, הרבה שכל ישר, ונשען על כלים מעולים מתוך מודל EOS (Entrepreneurial Operating System).

שלב ראשון: איך יודעים אם הגיע הזמן?

הדבר הראשון שצריך לבדוק הוא אם העסק “צועק” שהוא זקוק לעזרה. דמיינו שאתם בונים מגדל לגו, אבל בכל פעם מוסיפים קומה, הוא מתחיל לרעוד. אם הלקוחות מתחילים להתלונן, המשימות נערמות כמו כלים בכיור, ואתם קמים באמצע הלילה עם מחשבות של “איך אצליח להספיק הכול?”, זה כנראה סימן ברור.

שלב שני: מה באמת חסר?

לפני שאתם רצים לפרסם מודעה לגיוס, כדאי לעצור ולבדוק, אולי מה שחסר זו לא עוד ידיים, אלא סדר. כאן נכנס לתמונה כלי מעולה מ-EOS שנקרא “האצלה ועליה™” (Delegate and Elevate™).

הכלי הזה מיועד במיוחד למצבים שבהם אתם מרגישים שהעומס בעסק הופך לבלתי נסבל, שאין לכם מספיק זמן לסיים את כל המשימות הנדרשות, ואתם מוצאים את עצמכם חושבים: “איך אצליח להשתלט על הכול?”

התרגיל פשוט: מחלקים את כל המשימות שלכם לארבעה רבעים:

מה שאתם אוהבים מאוד ומצויינים בו – תשמרו על זה, זה ה”דבר שלכם”. כאן טמון הקסם: לכל אדם יש אזור ייחודי שבו הוא בשיא האנרגיה והאפקטיביות, המקום שבו הוא גם מצוין וגם נהנה. כשאתם מתמקדים באזור הזה, אתם לא רק עובדים טוב יותר, אלא גם יוצרים אימפקט משמעותי לעסק ומגדילים את ההכנסות. זהו המקום שלכם לפרוח ולצמוח.

מה שאתם אוהבים וטובים בו – כאן כדאי ללמוד ולהשתפר או לשחרר בעתיד למישהו טוב מכם. זכרו, אם זה לא תחום החוזקה שלכם, ייתכן שיש מישהו שיכול לעשות את זה בצורה מהירה וטובה יותר.

מה שאתם לא אוהבים אבל טובים בו – 95% מהאנשים נמצאים ב”גהנום הזה” – עושים דברים שהם טובים בהם, אבל לא אוהבים. אלה הם אזורים ששואבים אנרגיה ויכולים לפגוע במוטיבציה שלכם. האצילו משימות אלו למישהו אחר בעסק. תופתעו לגלות שיש אנשים שייהנו לעשות את הדברים האלו ובפחות זמן.

מה שאתם לא אוהבים ולא טובים בו – תעיפו את זה, ומהר. אלו הם משימות שגוזלות אנרגיה ללא תועלת. אין טעם לנסות להשתפר בתחומים האלה, תמיד יהיה מישהו שיכול לעשות אותם טוב יותר, ואתם צריכים להתמקד במה שאתם מצטיינים בו.

השימוש בכלי הזה יאפשר לכם לא רק להחזיר שליטה על זמנכם, אלא גם לשחרר משימות שמכבידות עליכם למישהו שמתאים להן יותר. תשאלו את עצמכם: “איזו משימה אחת, אם אפסיק לעשות אותה, תיתן לי שקט נפשי?” שם תמצאו את התשובה.

שחרור האזורים שמכבידים עליכם לא רק יפנה זמן, אלא גם יחזיר לכם את האנרגיה, יאפשר לכם להתמקד בתחומים שבהם אתם זורחים ויביא להגדלת ההכנסות של העסק.

שלב שלישי: האם יש מקום לעובד חדש?

תהליך הגיוס חייב להיות מתואם עם המטרות של העסק. כאן נכנס כלי נוסף מתוך שיטת EOS שנקרא “תרשים האחריותיות™” (Accountability Chart). בשונה ממבנה ארגוני רגיל, תרשים האחריותיות לא עוסק בכותרות נוצצות, איזה טייטל יש למי, אלא בתכלס, מה כל אחד עושה בעסק, מי אחראי על מה ואיפה יש פערים.

דוגמה? אם המענה ללקוחות מתעכב כי אין מישהו שמוקדש לטפל בזה, אולי הגיע הזמן להוסיף תפקיד של “מנהל שירות לקוחות”. התרשים עוזר לחדד איפה בדיוק חסר כוח אדם ומה התפקיד המדויק שלו.

בנוסף, חשוב לזכור שעובד חדש לא רק עוזר “לכבות שריפות”, הוא צריך לתרום בצורה ישירה להגדלת ההכנסות של העסק. אם העובד משחרר אתכם או את הצוות שלכם להתמקד בפעולות שמכניסות כסף, או אם תפקידו החדש יאפשר להביא יותר לקוחות או לשפר את השירות, אז הגיוס מוצדק.

שלב רביעי: למה זה עלול להסתבך?

כשמכניסים עובד חדש בלי תכנון מוקדם, זה עלול להרגיש כמו הכנסת גלגל למכונית, אבל בלי לחזק את הברגים עד הסוף. אם לא ברור מה התפקיד המדויק שלו, העובד עלול “להיתקע” בלי כיוון ברור, מה שיוצר תסכול גם עבורו וגם עבורכם.

בנוסף, חפיפה לא מסודרת יכולה להוביל לאי הבנות, ואלה יזיקו לזרימת העבודה. עובדים אחרים עלולים להרגיש חוסר בהירות בתפקידים שלהם, וזה פותח פתח לבלבול ולירידה בפרודוקטיביות.

דוגמה מחיי העסק: חברה קטנה למכירת מוצרים אונליין הבינה שכל עיכוב במשלוחים פוגע במכירות. לאחר שימוש בתרשים האחריותיות, הם זיהו צורך במנהל לוגיסטי שייקח אחריות מלאה על הזמנות. ההוספה הזאת לא רק שיפרה את זמני האספקה, אלא גם אפשרה לבעלים להתפנות לשיווק ולפיתוח העסק.

שלב חמישי: לשחרר זה לא לוותר

נכון, להאציל משימות זה לא קל. תמיד יש את החשש: “אולי אף אחד לא יעשה את זה כמוני”. אבל האמת? אם תמצאו את האדם הנכון, תופתעו לגלות שהוא יכול לעשות את זה אפילו יותר טוב מכם.

תהליך האצלה נכון מאפשר לכם “לעלות”, להתרכז במה שאתם הכי אוהבים וטובים בו, ולהוביל את העסק קדימה.

לסיכום

להכניס עובד חדש לעסק זה כמו להחליף גז במזגן של הרכב: אם עושים את זה נכון ומקצועי, תהיה לכם נסיעה נעימה ותגיעו מהר יותר ליעד שלכם. אם עושים את זה מהר מדי, מרושל, יהיה לכם חם. קחו את הזמן, תכננו בחכמה, ותנו לעסק שלכם לגדול בצורה בריאה ומדויקת.

והכי חשוב, זכרו שתמיד אפשר לשפר במהלך הדרך, ואם צריך קצת כלים ותמיכה, שיטת EOS כאן בשבילכם, עם פתרונות פשוטים ופרקטיים שיעזרו לכם לישון טוב יותר בלילה.

הכותב עזריאל מנס, אימפלמנטור מקצועי EOS, מורה מנחה ומאמן צוותי ניהול ומנהיגות, מייסד קהילת EOS ישראל. לתגובות והערות: azriel.manes@eosworldwide.com או בטל’ 058-616-8008