לאן נעלם הכסף: המדריך לשמירה על הכסף בעסק

רבים מבעלי העסקים מסתכלים בחשבון הבנק בסוף החודש ושואלים את עצמם: לאן נעלם הכסף? למרות החשבוניות שהופקו וספרי החשבונות המסודרים, הסכום בחשבון לא תואם את הציפיות.

אם גם אתם מתמודדים עם השאלה הזו, חשוב לדעת שללא מעקב ורישום מדויקים, התעלומה הזו תמשיך ללוות אתכם. כסף, כמו שכולנו יודעים, נוטה להיעלם אם לא מתנהלים נכון. בתקופת המלחמה שהייתה ועוד נכונה לנו כנראה, ניהול כספים נכון הופך לקריטי אף יותר.

כדי לעזור לכם לשמור על הכסף בעסק, ריכזנו עבורכם כמה טיפים חשובים שיישום שלהם יעזור לכם להתנהל נכון ולהרגיש סוף סוף את השליטה בעסק.

מעקב

הצעד הראשון בניהול כספים נכון הוא מעקב. כיום, הטכנולוגיה מאפשרת לעקוב בקלות אחרי ההוצאות וההכנסות של העסק. הורידו קובץ אקסל מאתר הבנק וסננו את ההוצאות בלבד. הכנסו לאתר חברת האשראי והורידו את פירוט הרכישות בעסק בסוף החודש. מיינו את ההוצאות לפי סוג: תקשורת, רכב, חשמל, ביטוחים ועוד. המספרים ידברו בעד עצמם ויתנו לכם תמונה ברורה על מה אתם מוציאים כסף.

חשוב לציין כי ייתכן שעל חלק מההוצאות האלו לא קיבלתם חשבוניות מס או ששכחתם למסור אותן למשרד רואה החשבון שלכם. במקרים כאלו, נראה “על הנייר” רווח גבוה ותשלומי המיסים יהיו בהתאם. אם תספקו את ההוצאות האלו למשרד רואה החשבון, חבות המס שלכם תקטן משמעותית.

ניתוח הנתונים

לאחר שיש לכם את הנתונים מול העיניים, התחילו בניתוח. בדקו האם יש תשלומי כפל או הוצאות מוגזמות שניתן לקצץ. לדוגמה:

• האם התוכנות שבהן אתם משתמשים מביאות ערך מוסף, או שמא אתם משלמים מתוך אינרציה?
• מה עם מנוי לעיתונות מקצועית או חברות באיגודים מקצועיים שלא תמיד מעניקים ערך?
• האם הפרסום בערוצים כמו “דפי זהב” או אפילו “פייסבוק ממומן” אכן מביא לקוחות?
• גם אם כן: האם ניתן לשפר את עלות ההמרה ללקוח?

אל תשכחו לבדוק את עמלות הסליקה של חברות האשראי. לפעמים ישנו הפרש של אחוז שלם בין חברות שונות. הצלחתם להוזיל את עמלות הסליקה? זה ישפר פלאים את הרווח של העסק מבלי שתצטרכו להתאמץ.

הפרדה

ההבנה שהחשבון העסקי והפרטי הם שתי ישויות נפרדות היא קריטית. אם החשבונות מעורבבים, קשה לדעת מה יצא לצורך העסק ומה לצורך פרטי, וכך לא תהיה לכם שליטה על הפעילות העסקית.

לדוגמא: נכנס החודש סכום גדול ממכירות ללקוחות, ובסוף החודש תשתמשו בכסף שנותר, אך תשכחו שהשותפים הבכירים: מע”מ ומס הכנסה, מצפים לקבל את חלקם בחודש הבא.

לכן, חשוב להפריד בין החשבונות ולהוציא משכורת מסודרת בסוף החודש שמתבססת על הרווח הממוצע של העסק. כך, בחודשים רווחיים תוכלו לשמור כסף לחודשים פחות רווחיים.

בנוסף, חשוב ביותר לבחור כרטיס אשראי שישמש רק את הפעילות העסקית ובמידת האפשר לשלם רק בו את כל ההוצאות בעסק (מלבד משכורות כמובן). כך, בסוף כל חודש נדע בדיוק כמה הוצאות היו בעסק מבלי לחכות לקבל מרואה החשבון דוחות מסובכים שיכולים להגיע רק בדיעבד.

התאמת המקדמות למס הכנסה ולביטוח לאומי על פי נתוני העסק

רבים מבעלי העסקים משלמים סכומים גבוהים מדי או נמוכים מדי למקדמות מס הכנסה וביטוח לאומי. הסיבה לכך היא שמס הכנסה לא יודע מהו הרווח השנתי האמיתי של העסק ומתבסס על דוחות מהעבר, שלעיתים קרובות אינם רלוונטיים. הדבר יוצר עיוותי מס.

לדוגמה, עסק שהרוויח יפה בשנת 2022 ומבוסס על מקדמות בהתאם לכך, עלול להרוויח הרבה פחות בשנת 2024 עקב השפעות המלחמה. תשלומי מיסים גבוהים מדי מכבידים על תזרים המזומנים של העסק.

גם במקרה ההפוך, תשלומי מיסים נמוכים מדי מהווים בעיה חמורה. כאשר רו”ח יגיש את הדו”ח השנתי שלכם, אתם עלולים לקבל “הפתעה לא נעימה” של חיוב בתשלום אלפי או עשרות אלפי שקלים של מיסים שלא ציפיתם להם. הדבר עלול לפגוע קשות בתזרים המזומנים, במיוחד אם כבר השתמשתם בכסף לרכישת רכוש, קניית רכב או מטרות אחרות.

טיפ: בררו האם משרד רואה החשבון שלכם מבצע תכנון מס מידי רבעון במטרה לבדוק את הרווח הנכון בעסק ומעדכן את מס הכנסה וביטוח לאומי בהתאם.

לסיכום

ניהול נכון של הכספים בעסק מתחיל במעקב, ניתוח והפרדה. חשוב להיות מודעים לכל הוצאה ולהבטיח שאתם לא משלמים יותר ממה שצריך. להפריד בין החשבונות האישיים לבין חשבונות העסק על מנת לנהל את תזרים המזומנים נכון, ולהתאים את תשלומי מקדמות המס שלכם למציאות כדי לא להיקלע לסיחרור פיננסי.